Zum Prozess

Die Veranstalterrechnungen durchlaufen einen mehrstufigen Workflow, der den gesamten Bearbeitungsprozess in der Buchhaltung abbildet. Hierzu gehören unter anderem:

Scan/Validierung/Archivierung

Unser webinvoice-Team erfasst die Belege, wobei deren Inhalte vollautomatisch ausgelesen werden. Belege, die bereits in elektronischer Form ankommen, werden direkt in das System geladen. Papierbelege werden gescannt und ausgelesen. Bereits ab diesem Zeitpunkt sind Ihre Dokumente unter Beachtung sämtlicher rechtlicher Vorgaben (GoBD, GoBS, GDPdU, HGB, AO, UStG) revisionssicher archiviert und abrufbar.

Korrekturbezug

Im Rahmen des Korrekturbezuges findet zusammen was zusammen gehört. Doppelt gescannte Dokumente werden ausgesteuert, geänderte Rechnungen durch den neuen Beleg ersetzt und sich korrigierende Rechnungen zusammengeführt.

Fälligkeitsprüfung

webinvoice ermittelt die Fälligkeit eines Beleges über Regeln, die individuell je Buchungskreis angepasst werden. Steuernde Parameter sind bspw. Inkasso- und Zahlart in Verbindung mit dem Reisedatum. So wird bestimmt, wann die Rechnungen als "fällig" im Postkorb des Buchhalters auflaufen sollen.

Kontierung

Anhand der Rechnungs- und Positionsdaten in Kombination mit teils individuellen Stammdaten werden die Veranstalterbelege für die Verbuchung vorkontiert.

Rückfragen

Rückfragen innerhalb der Buchhaltung oder zum Verkauf können innerhalb des Systems gestellt und beantwortet werden. Inkl. Dokumentation aller Fragen, Antworten und Zwischenschritte.

Verbuchung

Im letzten Schritt erfolgt die Verbuchung in SAP-IBIZA, inklusive einer Verknüpfung der Rechnung mit dem entsprechenden SAP-Beleg. So besteht die Möglichkeit sich direkt in IBIZA den der Buchung zugeordneten Beleg anzeigen zu lassen. Spielt der Veranstalter seine Daten direkt in IBIZA ein, laufen die zugehörigen Belege nicht mehr durch webinvoice-Workflow sondern werden direkt zeitsparend archiviert.

Die Kostenrechnungen werden in einem hierfür angepassten Prozess von der Buchhaltung und den Freizeichnern bearbeitet.

Der erste Punkt „Scan/ Validierung/ Archivierung“ läuft noch analog zum Prozess der Verarbeitung einer Veranstalterrechnung ab. Danach unterscheiden sich die Schritte:

Posteingang/Buchhalter

Der Beleg läuft direkt in den Posteingang des zuständigen Buchhalters. Im Gegensatz zu den Veranstalterrechnungen sind die Kostenrechnungen sofort fällig. Der Bearbeiter sieht alle wichtigen Daten im Belegkopf und gleicht diese ab. Sind alle Eingaben korrekt wird der Beleg zum Freizeichnen weitergeleitet.

Freizeichnung

Im Rahmen des optionalen Freizeichnungsprozesses wird die Kostenrechnung vom Buchhalter direkt zum zuständigen Freizeichnungsberechtigen gesteuert. Es ist möglich, mehrere Freizeichnungsstufen (Betragsgrenzen) einzurichten und die entsprechenden Empfänger (User) zu hinterlegen. Diese erhalten den Beleg im Posteingang mit den Optionen zur Freigabe oder Ablehnung.

Wiedervorlage/Fälligkeit / Rückfragen / Kommentare

Es besteht die Möglichkeit eine Rechnung auf Wiedervorlage zu legen oder diese mit Rückfragen und Kommentaren zu versehen und weiterzuleiten.

Abschluss

Ist der Freizeichnungsprozess abgeschlossen kann der Buchhalter den Beleg verbuchen und das Dokument wird mit IBIZA verknüpft.

Der Expedient erhält, via webinvoice, ab sofort nur noch gezielt diejenigen Belege, deren Inhalte nicht mit den in SAP-IBIZA vorhandenen Verkaufsdaten übereinstimmen. Hier besteht dann die Möglichkeit der Prüfung und Klärung der Positionen.

Jeder Beleg wird mit einer Historie versehen, diese kann über die Zusatzinformationen abgerufen werden. Sie dokumentiert bei welchem User sich die Rechnung aktuell befindet und welche Prozesse sie bereits durchlaufen hat. Der Belegfluss ist also jederzeit transparent und überwachbar.

Sämtliche Informationen, die zur Durchführung des Zahllaufs benötigt werden (z.B. Zahlart, Zahlsperre, etc.), werden in webinvoice erfasst. Der Zahllauf kann wie gehabt in SAP-IBIZA durchgeführt werden. Die zu zahlenden Belege weden entweder direkt in webinvoice oder nach Verbuchung in SAP-IBIZA kontrolliert.