Zur Archivierung

Die Archivsuche innerhalb von webinvoice bietet zahlreiche Suchoptionen.

Sie können Ihr Dokument also anhand einer Vielzahl von Kriterien wieder finden. Suchen Sie beispielsweise nach Reisender, Reisedatum, Buchungs- und Vorgangsnummer,  Belegart, Lieferant, Betreff, Rechnungsdatum, Gesamtbetrag u.v.m.

Es kann vorkommen, dass ein Papierbeleg z.B. zu Garantiezwecken im Zivilrecht von der TAA zurückgefordert werden muss. Hierfür steht Ihnen in webinvoice die Option „Originalbeleg zurückfordern“ zur Verfügung.

Bereits gescannte Dokumente werden also noch für eine begrenzte Zeit bei der taa aufbewahrt, nach Ablauf dieser Zeit jedoch vernichtet.

Für alle anderweitigen Dokumente (z.B. Reisekostenabrechnungen, Verträge, Altablage und Kassenbelege) kommt die reine Archivierung in Frage. Diese laufen also nicht durch den webinvoice-Workflow, sondern werden weiterhin vom Buchhalter verarbeitet, können jedoch anschließend ebenfalls gescannt und archiviert werden.

Die Belegeinsicht kann anhand der Vergabe von Berechtigungen und Rollen einzelner User genau gesteuert werden.

Bei der Migration erarbeitet die taa gemeinsam mit Ihnen ein Organigramm, das Ihr Unternehmen virtuell widerspiegelt und als Grundlage für eine individuelle Berechtigungsstruktur dient. Ist ein zur Freizeichnung vorgesehener User verhindert (z.B. Krank oder im Urlaub), kann er auf den Status „Abwesend“ gesetzt werden und alle Berechtigungen gehen automatisch auf dessen Vertreter über. Dies kann der User entweder selbst vornehmen oder das webinvoice Support-Team.