Vorbereitung und Vorsortierung

Aufgrund der unterschiedlichen Verarbeitungsprozesse ist es wichtig bereits beim Scannen der Belege zwischen den Belegarten zu unterscheiden:

oKostenrechnungen (Gemeinkosten wie Telefonrechnungen, Reinigung, Einkäufe, EDV, etc.)

oVeranstalterrechnungen (touristische Leistungen)

Je nach Scanclient empfiehlt es sich zusätzlich innerhalb der Belegarten zu unterscheiden nach

oeinseitigen Belegen:
Nur Vorderseite, können i.d.R. im Stapel eingescannt und automatisch nach jeder Seite getrennt werden.

omehrseitigen Belegen simplex:
Nur Vorderseite, können ggf. per Patchode voneinander getrennt und im Stapel eingescannt werden.

omehrseitigen Belegen duplex:
Vorder- und Rückseite, können ggf. per Patchode getrennt und doppelseitig im Stapel gescannt werden.

Entfernen Sie bereits der Vorsortierung alle Heft- und Büroklammern, lösen Sie evtl. aneinander heftende Seiten und sortieren Sie mehrseitige Belege und deren Anlagen in die richtige Reihenfolge. Scannen Sie immer alle Seiten einer Rechnung inkl. Anlagen. Trennen Sie die Anlagen nicht von der Rechnung (bspw. bei Kreditkartenabrechnungen, Weiterbelastungsrechnungen, etc.).

Wichtig:
Teilen Sie die Dokumente korrekt auf und sortieren Sie die Seiten in die richtige Reihenfolge. In einem mehrseitigen Dokument zusammengefasste Abrechnungen werden als ein Dokument erfasst. Eine Aufteilung ist anschließend nur über den Support möglich. Um Folgeprobleme zu vermeiden, bitten wir um äußerste Sorgfalt.