Ablage der gescannten Dokumente

Nachdem die Papierbelege erfasst wurden dürfen diese erst vernichtet, wenn alle Vorgaben zur elektronischen Aufbewahrung erfüllt sind. In der Regel ist dies nach 14 Tagen der Fall, da innerhalb diesem Zeitraum alle Dokumente im Vier-Augen-Prinzip sichtgeprüft und revisionssicher archiviert wurden.

Während dieser Zeit genügt es die verarbeiteten Seiten (evtl. getrennt nach den Belegarten und mit einem Scandatum gekennzeichnet) übergangsweise in einem Schrankfach oder einer Kiste abzulegen, für den Fall, dass Sie von der TAA um einen erneuten Scan eines evtl. unleserlichen oder anderweitig nicht zu verarbeitenden Dokuments gebeten werden.

Beachten Sie, dass sich die "revisionssichere Archivierung" auf das Handels- und Steuerrecht bezieht. Im Zivilrecht (bspw. bei Garantieansprüchen) oder sonstigen bei Ihnen geltenden Rechtsbereichen gelten u. U. eigene Regelungen. Im Zweifel kann es von Vorteil sein davon betroffene Belege (bspw. den Kaufbeleg eines Druckers wg. Garantieansprüchen) nach dem Scan auszusortieren und zusätzlich auf Papier aufzubewahren.

Bei der taa gescannte Papierabrechnungen werden für 6 Monate (Veranstalterrechnungen), bzw. 12 Monate (Kostenrechnungen), vorgehalten um sie bei Bedarf über das System im Original zurückfordern zu können.

Zur datenschutzkonformen Entsorgung der gescannten Dokumente empfehlen wir die Datenvernichtung über einen lokalen Entsorgungsfachbetrieb durchführen zu lassen.

Informativ:

Handels- und steuerrechtlich relevante Daten und Dokumente sind für einen Zeitraum von 6 bzw. 10 Jahren aufzubewahren. In welcher Form die Aufbewahrung erfolgt ist dabei frei, sofern sie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1.mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2.während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Folglich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind:

oBücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, Lageberichte, Eröffnungsbilanz,

oempfangene Handels- und Geschäftsbriefe,

oWiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,

oBuchungsbelege,

osonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung.

Das HGB und die AO geben also die Grundlagen für die Speicherung, unabhängig ob in Papierarchiven oder elektronischen Systemen, vor:

oOrdnungsmäßigkeit

oVollständigkeit

oSichern des Gesamtverfahrens

oSchutz vor Veränderung und Verfälschung

oSicherung vor Verlust

oNutzung durch Berechtigte

oEinhaltung der Aufbewahrungsfristen

oDokumentation des Verfahrens

oNachvollziehbarkeit

oPrüfbarkeit

oVerfügbarkeit

Diese Kriterien sind fachlich definiert und bedürfen der Interpretation, wenn es um die Umsetzung in technischen Systemen geht.