Zulässige Dokumente und Dateiformate

Zulässige Dokumente

Alle Dokumente, die in den Buchhaltungs-Workflow (Rechnungsarchiv) gesteuert werden sollen, müssen zwingend eine Rechnungsstruktur aufweisen. Achten Sie besonders darauf, dass der Beleg alle notwendigen Informationen enthält, um diesen Ihrem Unternehmen zuzuordnen (mindestens Ihre Empfänger-Adresse).

 

Unzulässige Dokumente

Nicht für Verarbeitung in webinvoice geeignet und somit nicht zur Übermittlung zulässig sind folgende Dokumente:

 

•Zahlungsavise von Veranstaltern, Lieferanten oder Kunden
(hier dürfen ausschließlich die Einzelrechnungen übermittelt werden)

•Dokumente ohne Rechnungsstruktur
(Absender, Empfänger, Betrag, Datum, etc.)

•Falsch adressierte Dokumente
(z.B. Reisebestätigungen an den Endkunden ohne Hinweis auf das betr. Reiseunternehmen)

•Screenshots
(z.B. von Homepages)

•Fotos
(z.B. Handyfotos)

•Dokumente mit schlechter Bildqualität
(siehe Qualitätsvergleich beim Scanning)

 

Zulässige Dateiformate

Folgende Dateitypen dürfen an webinvoice übermittelt werden:

 

•PDF

ohne Passwortschutz und ohne Einschränkungen bei der Weiterverarbetung z.B. in Form von Sicherheitseinstellungen

•TIF(F)

•JPEG

 

Unzulässige Dateiformate

 

•XLS, XLSX

Excel-Dateien müssen vor Übermittlung in das PDF-Format umgewandelt werden

•DOC, DOCX

Word-Dateien müssen vor Übermittlung in das PDF-Format umgewandelt werden

•ZIP, RAR

Gepackte Dateien nüssen vor Übermittlung entpackt werden

•Passwortgeschützte Dateien

Passwortschutz muss vor Übermittlung entfernt oder betr. Dokument ausgedruckt werden

 

Eine Verarbeitung von Passwortgeschützten Dateien kann insbesondere deshalb nicht erfolgen, da die notwendigen Informationen zum entschlüsseln der betroffenen Datei nicht vorliegen.


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