E-Mail-Übermittlung

Elektronische Abrechnungen werden unverändert als solche an webinvoice gesendet, statt sie auszudrucken und in Papierform weiterzuleiten oder zu scannen.

Gültige Dateiformate sind PDF, TIFF oder JPEG. Proprietäre Formate wie DOC(x) oder XLS(x) können nicht verarbeitet werden.

Grundsätzliche Regeln für die Weiterleitung von E-Mails

•Leiten Sie E-Mails mit elektronischen Abrechnungen unverändert an die entsprechenden Inbox-E-Mailadressen weiter, die Ihnen von der taa mitgeteilt wird.

•Leiten Sie immer die vollständige E-Mail inkl. aller Anlagen weiter.

•Lassen Sie auch den Betreff und Text der E-Mail unverändert, da dieser ggf. als Indexkriterium beim Import benötigt wird.

•Zusätzliche Angaben in der E-Mail werden bei der automatischen Verarbeitung in der E-Mail-Inbox ignoriert.

•Schicken Sie keine Mails mit einem Link zum Download eines Dokuments aus einem Download-/Cloud-Portal sondern fügen Sie das Dokument als Anlage in eine Mail an.

Nutzung der korrekten E-Mail-Adresse

•Bitte beachten Sie, dass die korrekte E-Mail-Adresse für Kosten- und Veranstalterrechnungen genutzt wird.

•Bei der E-Mail Übermittlung ist insbesondere zu beachten, dass an die Inbox-Adressen ausschließlich Original-PDF-Dateien gesendet werden dürfen und keinesfalls selbst eingescannte Dokumente

•Für selbst eingescannte Dokumente werden ggf. eigene E-Mail Adressen eingerichtet, die eine nachgelagerte Bildoptimierung ermöglichen

•Belege, die über den falschen Job erfasst wurden, müssen durch den Buchhalter aussortiert und komplett neu erfasst werden, dies verursacht einen deutlichen Mehraufwand sowie Zeitverzögerungen

Achten Sie darauf jede Abrechnung nur einmal weiterzuleiten, da diese andernfalls anschließend als Doublette in webinvoice auflaufen.

Leiten Sie E-Mails grundsätzlich unkommentiert und unverändert mit dem Original-Text weiter.