Übersicht zur Belegübermittlung

Damit Belege automatisiert verarbeitet werden können, sind bei der Übermittlung bestimmte Vorgaben einzuhalten. In diesem Abschnitt erfahren Sie, auf welchen Wegen Belege an webinvoice übermittelt werden können, was dabei zu beachten ist und welche Formate nicht akzeptiert werden.

Für die Belegübermittlung stehen folgende Varianten zur Verfügung:

Papierabrechnungen oder ganze Ordner können per per Post zur zentralen webinvoice Scan-Abteilung der TAA gesendet oder über nahezu alle Scanner oder Multifunktionsgeräte gescannt werden.

Elektronische Abrechnungen (E-Mails, E-Rechnungen oder Downloads von Portalseiten) können an spezielle E-Mail-Adressen weitergeleitet werden.

Bitte beachten Sie:

•Jedes Dokument muss separat als Einzeldatei übermittelt werden. Sammel-Dateien (z.B. eine pdf-Datei mit mehreren Rechnungen) können seitens TAA nicht eigenständig aufgetrennt werden.

•Die für den jeweiligen Übertragungsweg nachfolgend beschriebenen zulässigen Dokumente und Dateitypen und Vorgaben für das Scanning sind zu beachten.

•Es ist sicherzustellen, dass Dokumente nur einmal an webinvoice übermittelt werden um Doubletten zu vermeiden. Mehrfach übermittelte Belege führen zu Rückfragen und Verzögerungen in der Verarbeitung.

Bei allen Übertragungswegen ist wichtig, dass Sie zwischen Kosten- und Veranstalterrechnungen unterscheiden, da die beiden Belegarten buchhalterisch unterschiedlich ausgelesen und bearbeitet werden:

•Veranstalterrechnungen sind Belege, die eine vermittelte, touristische Leistung betreffen. Also reguläre, provisionierte Veranstalterabrechnungen.

•Kostenrechnungen sind alle anderen Abrechnungen. Also Belege, die sowohl den Betrieb des Geschäfts betreffen (Telekommunikation, EDV, Reinigung, Büromaterial, etc.), als auch auf eigene Rechnung ein- und verkaufte Leistungen betreffen (Eigenveranstaltungen).