E-Mail-Versand

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Über webinvoice verarbeitete elektronische Abrechnungen werden unverändert an die Ihnen für die jeweilige die Belegart übermittlete webinvoice-Inbox-Adresse gesendet. Die hierfür zu verwendenden E-Mail-Adressen wird Ihnen gesondert mitgeteilt. Beachten Sie folgenden Hinweise um eine reibungslose Erfassung Ihrer Dokumente zu gewährleisten.

 

 

Zulässige Dokumente

 

Zulässig sind alle Dokumente, die in webinvoice verarbeitet und archiviert werden sollen. Rechnungen müssen dabei zwingend eine ordentliche Rechnungsstruktur aufweisen.

 

Sofern keine individuellen E-Mail-Adressen für Ihr Unternehmen oder anderweitige eindeutige Kennzeichnungen vereinbart wurden, achten Sie bitte besonders darauf, dass der Beleg alle notwendigen Informationen enthält, um diesen Ihrem Unternehmen zuzuordnen (mindestens Ihre Empfänger-Adresse oder ein eindeutiger Vermerk).

 

 

Zulässige Dateiformate

 

Folgende Dateitypen können an webinvoice übermittelt werden:

•PDF (ohne Passwortschutz und ohne Einschränkungen bei der Weiterverarbetung z.B. in Form von Sicherheitseinstellungen)

•TIFF

•JPEG

 

Nicht zulässige Dateiformate sind

•XLS, XLSX

Excel-Dateien müssen vor Übermittlung in das PDF-Format umgewandelt werden

•DOC, DOCX

Word-Dateien müssen vor Übermittlung in das PDF-Format umgewandelt werden

•ZIP, RAR

Gepackte Dateien nüssen vor Übermittlung entpackt werden

•Passwort-geschützte Dateien

Passwortschutz muss vor Übermittlung entfernt oder betr. Dokument ausgedruckt werden

 

 

Grundsätzliche Regeln für die Weiterleitung von E-Mails

 

Leiten Sie E-Mails mit elektronischen Abrechnungen unverändert an die entsprechenden Inbox-E-Mailadressen weiter, die Ihnen von der TAA mitgeteilt wird:

•Leiten Sie immer die vollständige E-Mail inkl. aller Anlagen weiter.

•Lassen Sie auch den Betreff und Text der E-Mail unverändert, da dieser ggf. als Indexkriterium beim Import benötigt wird.

•Leiten Sie E-Mails grundsätzlich unkommentiert und unverändert mit dem Original-Text weiter. Zusätzliche Angaben in der E-Mail werden bei der automatischen Verarbeitung in der E-Mail-Inbox ignoriert.

 

Bitte beachten Sie, dass die korrekte E-Mail-Adresse für Kosten- und Veranstalterrechnungen genutzt wird. Belege, die über die falsche Adresse geschickt werden, müssen anschließend manuell aussortiert und komplett neu erfasst werden, was einen deutlichen Mehraufwand und Zeitverzögerungen verursacht.

 

E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder X-Rechnungs-Format werden automatisch erkannt und müssen nicht gesondert übermittelt oder gekennzeichnet werden.

 

Verwenden Sie die webinvoice-Inbox-Adressen ausschließlich für Original-PDF-Dateien, die Sie auf elektronischem Wege erhalten und keinesfalls für selbst eingescannte Dokumente. Für bei Ihnen gescannte Papierrechnungen werden Ihnen ggf. eigene E-Mail Adressen mitgegeteilt, die eine nachgelagerte Bildoptimierung ermöglichen.

 

Schicken Sie keine Mails mit einem Link zum Download eines Dokuments aus einem Download-/Cloud-Portal sondern fügen Sie das Dokument als Anlage in eine Mail an. Die automatisierte elektronische Posteingangsverarbeitung wird E-Mails, die lediglich einen Download Link enthalten, igorieren.

 


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