Scanning

Scanner und technische Voraussetzungen

Modell-Vorgaben an den Scanner gibt es nicht. Achten Sie bei der Auswahl des Scanners oder Multifunktionsgeräts aber darauf, dass das Gerät die nachfolgenden technischen Anforderungen und Empfehlungen unterstützt:

Die Bildoptimierung sowie die Texterkennung (OCR) erfolgen zentral bei der TAA im Rahmen der weiteren Verarbeitung der Dokumente.

Folgende Komfort-Funktionen können bei größeren Scan-Volumen hilfreich sein:

Wenn Sie bereits einen Scanner oder ein Multifunktionsgerät im Einsatz haben sollte er in aller Regel die Voraussetzungen erfüllen, dass er ohne weiteres für webinvoice verwendet werden kann.

Sofern noch kein Scanner vorhanden ist, kann Ihnen in der Regel Ihr Techniker ein geeignetes Gerät empfehlen. Gute Erfahrungen haben wir in der Vergangenheit mit Arbeitsplatzscannern der fi-Serie von Ricoh (ehemals Fujitsu) gemacht. Die Geräte werden direkt am PC betrieben und bieten mit der mitgelieferten PaperStream-Scansoftware u.a. die automatische Dokumententrennung, den E-Mail-Versand oder FTP-Upload.

Bitte beachten Sie, dass Sie durch das Scannen von Belegen die Verantwortung für die Vollständigkeit und Qualität der in webinvoice archivierten Dokumente übernehmen. Fehler bei der Erfassung lassen sich im Nachhinein oft nur schwer erkennen oder korrigieren.

Führen Sie daher - sofern möglich - vor der Übermittlung eine Sichtkontrolle durch:

•Sind alle Seiten vollständig und lesbar?

•Sind Dokumente korrekt getrennt?

•Gibt es Doppeleinzüge oder abgeschnittene Seiten?

•Sind Streifen, Flecken oder starke Schattierungen erkennbar?

Achten Sie insbesondere darauf, dass Graustufen-Scans möglichst frei von Schattierungen, Flecken und Wölbungen sind, um eine optimale maschinelle Weiterverarbeitung zu ermöglichen.

Übermittlung der gescannten Belege

Für die Übermittlung gescannter Dokumente an die TAA stehen folgende Wege zur Verfügung:

•Übertragung per E-Mail

•Upload auf einen FTP-Server

•Upload in die TAA-Cloud (manuell per Drag & Drop über eine Webseite)

Wenn Sie gescannte Belege per E-Mail übermitteln möchten, verwenden Sie bitte ausschließlich die von der TAA mitgeteilten webinvoice-Scan-E-Mail-Adressen. Sobald die ersten Dokumente bei uns eingehen, richten wir die weitere Verarbeitung entsprechend ein. Für FTP- oder Cloud-Übertragungen werden ggf. individuelle Zugänge für Sie angelegt.

Welche Variante für Sie geeignet ist kann im Einzelfall gemeinsam abgestimmt werden.

Bitte beachten Sie die folgenden Grundsätze:

•Jedes Dokument ist in einer separaten Datei zu übermitteln (keine Sammel-PDFs mit mehreren Rechnungen).

•Kostenbelege und Veranstalterbelege müssen getrennt übermittelt werden (über unterschiedliche E-Mail-Adressen oder separate Ordner auf dem FTP- bzw. Cloud-Server).

•Stellen Sie sicher, dass Belege nur einmal an webinvoice übermittelt werden.

Mit dem Smartphone "scannen"

Unter geeigneten Voraussetzungen können Belege auch per Smartphone‑Aufnahme und E‑Mail an webinvoice übermittelt werden. Entscheidend ist dabei, dass die Qualität der Aufnahmen eine vollständige und gut lesbare Erfassung der Dokumente ermöglicht. Bitte stellen Sie daher unbedingt sicher, dass

•der Beleg vollständig abgebildet ist (alle Seiten, keine abgeschnittenen Ränder, von Fingern verdeckte Inhalte),

•die Aufnahme scharf, gut ausgeleuchtet und frei von Schatten ist,

•insbesondere kleingedruckte Passagen (z. B. am unteren Rand) vollständig und deutlich lesbar sind,

•der Beleg gerade fotografiert wurde (keine starke Schräg‑ oder Perspektivaufnahme),

•pro Datei nur ein Dokument übermittelt wird.

Zur Erstellung von PDF‑Dateien wird die Nutzung einer frei verfügbaren Scan‑App (z. B. Genius Scan Basic für iOS und Android) gegenüber der regulären Foto‑Funktion empfohlen, da diese in der Regel eine bessere Dokumentenqualität (z. B. durch automatische Randerkennung und Perspektivkorrektur) bietet.

Erfahrungsgemäß erreicht die Bildqualität von mit der Smartphone‑Kamera erstellten Aufnahmen in der Praxis nicht immer die für eine automatisierte Weiterverarbeitung und Archivierung erforderliche Qualität. Sollte die Qualität einer Aufnahme für die weitere Verarbeitung nicht ausreichend sein, behalten wir uns vor, den Beleg zur erneuten Übermittlung zurückzusenden.

Die Übermittlung per Smartphone‑Aufnahme ist als Ausnahme gedacht und ersetzt kein strukturiertes Scan‑Verfahren. Für größere Belegmengen, mehrseitige Rechnungen oder regelmäßig wiederkehrende Scans empfehlen wir weiterhin die Nutzung eines Scanners oder Multifunktionsgeräts.

Bitte beachten Sie, dass auch bei der Übermittlung per Smartphone‑Aufnahme die Verantwortung für die Vollständigkeit und Qualität der übermittelten Belege bei Ihnen liegt.

Aufbewahrung und Vernichtung der Originale

Papierbelege dürfen erst vernichtet werden, wenn alle Vorgaben zur elektronischen Aufbewahrung erfüllt sind. In der Regel ist dies nach 14 Tagen der Fall, da innerhalb dieses Zeitraums alle Dokumente im Vier‑Augen‑Prinzip geprüft und revisionssicher archiviert werden. Während dieser Zeit genügt es beispielsweise, die gescannten Belege getrennt nach Belegarten mit Scan-Datum gekennzeichnet vorübergehend aufzubewahren.

Bei der TAA gescannte Papierabrechnungen werden für

•6 Monate (Veranstalterrechnungen) bzw.

•12 Monate (Kostenrechnungen)

vorgehalten und können bei Bedarf im Original angefordert werden.

Zur datenschutzkonformen Entsorgung empfehlen wir die Vernichtung über einen zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb.

Die revisionssichere Archivierung bezieht sich allerdings nur auf handels- und steuerrechtliche Anforderungen. Für andere Rechtsbereiche (z.B. Gewährleistung oder Garantieansprüche) können abweichende Regelungen gelten. Im Zweifel empfiehlt es sich, betroffene Belege nicht zu vernichten sondern zusätzlich in Papierform aufzubewahren.